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Le cahier des charges fonctionnel

Qu’est-ce que le cahier des charges fonctionnel?

Le cahier des charges fonctionnel permet de définir les besoins d’un projet, d’un produit ou d’un service en se basant sur les fonctions requises et leurs besoins spécifiques. Cette technique a été développée en France afin de définir les besoins de nouveaux produits.

Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) permet au demandeur d’exprimer des besoins en termes de fonctions, sans faire référence à une solution spécifique. Les besoins de chaque fonction sont définis en termes de critères ainsi que leurs niveaux de performance, chaque niveau étant assorti d’un certain degré de flexibilité.

There are four stages for FPST: Need, a user's needs or desire. Function, A specific need performed by a product, process or project expressed in a verb-noun combination.. Specific Requirements, Requirements specific to each function expressed as an assessment criteria, level, and flexibility. Product, A unique solution provided to the user to satisfy the needs as defined.

Pourquoi la technique du Cahier des charges fonctionnel est-elle utile?

Grâce au cahier des charges fonctionnel, les besoins et la performance désirée sont exprimés sans se référer à une solution. Le client définit les besoins en déterminant ce que la solution doit faire, plutôt que ce qu’elle doit être. Le cahier des charges fonctionnel favorise la compréhension commune des besoins du projet entre le client et le fournisseur, tout en permettant l’élaboration d’une vaste sélection de solutions innovantes qui remplissent les demandes du client.

En définissant les besoins dans un cahier des charges fonctionnel, le propriétaire obtient des solutions innovantes qui satisfont le mieux les besoins réels. La création d’un cahier des charges fonctionnel facilite un dialogue constructif avec le client et permet au fournisseur d’exprimer une plus grande créativité dans sa quête de solutions.

Faire appel à cette technique pour définir les besoins modifie la relation entre propriétaire et fournisseur d’une obligation à répondre à une solution technique prédéterminée vers une obligation à produire un résultat.

Dans quelles circonstances peut-on utiliser le cahier des charges fonctionnel ?

  • Définir les buts et les exigences d’un projet
  • Déterminer les besoins d’affaires à développer ou améliorer les processus d’affaires
  • Restructurer des organisations
  • Définir les exigences des projets réalisés en conception-construction
  • Établir les exigences des projets en technologies de l’information
  • Rédiger des descriptions de poste.

Les étapes de création du cahier des charges fonctionnel :

  • Construire un diagramme FAST pour le projet, le processus ou le service à l’étude;
  • Caractériser chaque fonction pertinente en déterminant et en définissant les besoins et les contraintes applicables, comme suit :
     
    • Besoins : pour chaque fonction, déterminer les besoins spécifiques qui doivent être comblés afin que cette fonction soit satisfaite.

    • Critères : définir chaque critère qui sera utilisé pour évaluer ou mesurer si la fonction est satisfaite (il peut y en avoir plusieurs pour chaque fonction)

    • Niveau : définir, pour chaque fonction/critère, les niveaux, ou la performance attendue, ou le seuil qui serait acceptable pour satisfaire le besoin. Cela peut découler d’un niveau de performance préexistant ou d’un objectif à atteindre.

    • Flexibilité : établir la négociabilité du niveau.

Fonction/besoin Objectif Critères Niveau ciblé Flexibilité
Procurer des biens et des services Octroi des contrats de fournisseurs de service # de contrats octroyés durant l’année fiscale 95 % des contrats octroyés ± 5 % des contrats
Maintenir la circulation sur la rampe E-N Flux de la circulation durant l’heure de pointe matinale % du trafic d’heure de pointe accommodé 100 % du trafic accommodé F0 (aucune flexibilité possible)

Qui est impliqué dans un atelier de création de cahier des charges fonctionnel?

  • L’atelier est mené par un animateur expert en création de cahier de charges fonctionnel.
  • Les clients, incluant ceux directement affectés par le processus d’affaires, le produit ou l’organisation.
  • Les parties prenantes qui interagissent avec le processus d’affaires, produit ou organisation.
  • Des individus de l’extérieur de l’organisation qui partagent des besoins d’affaires similaires.

Y a-t-il une différence entre la méthode FAST et le cahier des charges fonctionnel?

La méthode FAST permet à l’équipe d’aboutir à un consensus sur leur compréhension du projet. Le degré d’abstraction obtenu en étudiant le projet en termes de fonctions est utilisé dans la prochaine phase, la phase créative, de l’étude d’analyse de la valeur.

Le cahier des charges fonctionnel permet de définir les objectifs du projet en spécifiant les exigences de performance de certaines fonctions. Un effort méthodique est habituellement déployé pour rechercher les besoins ou les fonctions par le biais du cahier des charges fonctionnel. Le cahier des charges fonctionnel ne sert qu’à définir et à exprimer les besoins du produit, du service ou du projet. Le cahier créé est souvent utilisé par les propriétaires dans leurs demandes de proposition ou spécifications.

Le type de diagramme développé lors de la préparation d’un cahier des charges fonctionnel est quelques fois nommé « arbre fonctionnel ».

Référence : Norme européenne
NF EN 1325
NF EN 12973
NF EN 16271

Pour en apprendre plus :Functional Performance Specification Summary (document en anglais)
Publications >L’AV en détail > Cahier des charges fonctionnel (CdCF)

Information Phase Function Analysis Phase Creative Phase Evaluation Phase Development Phase Presentation Phase